Számlázás webshopnál: hogyan működik általában?

Minden értékesítésről bizonylat kell, de hogy pontosan milyen (számla, illetve bizonyos esetekben más bizonylat), milyen áfával vagy adómentességgel, és mikor kell kiállítani, az a vállalkozási formádtól, az adózási módodtól, a vevőtől (magánszemély vagy cég) és a termék jellegétől függ. Ezt minden esetben a könyvelőddel tisztázd, mielőtt a webshop beállításait véglegesíted.

A NAV Online Számla rendszer a számlaadatok valós idejű adatszolgáltatására szolgál. A legtöbb számlázó program (például a Számlázz.hu vagy a Billingo) a számla kiállításakor maga végzi el a bejelentést, így a webshopnak „csak” a számlázó programmal kell kommunikálnia.

Ha saját rendszer állít ki számlát (számlázó program nélkül), akkor annak kell közvetlenül csatlakoznia a NAV felületéhez – ez összetettebb fejlesztés, és a megfelelőséget is igazolni kell.

Egy tipikus automatizált folyamat így néz ki:

• A vásárló leadja a rendelést, és online fizet (vagy utánvétet, átutalást választ).
• A fizetési szolgáltató visszajelez a webshopnak, hogy a fizetés sikeres.
• A webshop átadja a rendelés adatait a számlázó programnak (vevő, tételek, áfakulcs, fizetési mód).
• A számlázó kiállítja a számlát, elvégzi az adatszolgáltatást, és e-mailben elküldi a vevőnek.
• Visszatérítésnél vagy lemondásnál sztornó vagy helyesbítő számla készül.

• Áfakulcsok és adómentesség helyes beállítása termékenként (a könyvelővel egyeztetve).
• Céges vevőnél adószám bekérése és ellenőrzése.
• Szállítási díj és kupon helyes megjelenése a számlán.
• Számlatömbök, előtagok szétválasztása (például webshop és bolti értékesítés).
• Hiba esetén újrapróbálás és értesítés, hogy egy rendelés se maradjon számla nélkül.
• Export a könyvelőnek (vagy közvetlen kapcsolat a könyvelő rendszerével).

A Kódvéna számlázási integrációja a sikeres online fizetés után magától, vagy kézzel az ügyfélkapuból állít ki számlát a választott számlázóban (Számlázz.hu, Billingo), sztornóval, PDF-fel, újrapróbálással és exporttal. A Számlázz.hu-integrációnál a NAV-bejelentést a Számlázz.hu végzi; saját számlakiállításhoz NAV Online Számla kliens is van. Hogy neked milyen bizonylat és beállítás kell, azt a könyvelőddel egyeztesd.