Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelő: Kódvéna (a továbbiakban: Adatkezelő). Kapcsolat adatvédelmi ügyekben: e-mail cím megjelenítése. Web: kodvena.hu.

A cégjegyzékben szereplő azonosító adatok (cégnév, székhely, adószám) a számlán és a szerződésen a mindenkori kibocsátói adatok szerint szerepelnek. Külön adatvédelmi tisztviselőt (DPO) jelenleg nem vagyunk kötelesek kijelölni; a megkereséseket a fenti e-mail címen fogadjuk.

Az adatkezelésre a GDPR (2016/679 EU rendelet), az Infotv. (2011. évi CXII. törvény) és az elektronikus hírközlésről szóló törvény sütikre vonatkozó szabályai (Eht., ePrivacy) irányadók.

• Fiókadatok: név, e-mail, opcionális telefonszám, jelszó (csak visszafejthetetlen, sózott hash), ÁSZF- és adatkezelés-elfogadás ideje és verziója, e-mail-megerősítés ideje.
• Profilkép és aláírás: ha feltöltöd, a profilkép és (admin esetén) a kézírásos aláírás képe. Az aláírás az árajánlaton és a szerződésen jelenik meg.
• Számlázási profil: magánszemély/cég, név, cím, adószám, közösségi adószám, e-mail, telefon.
• Igényfelvétel: a beszélgetés szövege, csatolt fájlok (kép, videó, hang, dokumentum), hangüzenet, a felmérés mezői, IP-cím a visszaélés ellen.
• Projekt- és ticketadatok: üzenetek, feladatok, fájlok, szerver- és belépési adatok (titkosítva), időbejegyzések.
• Ajánlat, szerződés, fizetés: tételek, összegek, határidők, elfogadás/elutasítás, aláírás képe, aláírás ideje és IP-címe, PayPal-azonosítók, nyugta és számla.
• Biztonsági adatok: belépések ideje, IP-cím, böngésző/eszköz, munkamenetek, 2FA titok (titkosítva), audit napló.
• Értesítések: e-mail, SMS, böngésző push-feliratkozás, értesítési beállítások.
• Kampányok (csak admin): teszt e-mail/SMS küldés a megadott címre, leadgyűjtés nyilvános forrásból.
• Látogatottsági statisztika: oldal, landing, hivatkozó, keresőszó, UTM, ország, város, régió, IP-cím, internetszolgáltató, eszköz/böngésző, nyelv, munkamenet-azonosító. A saját mérés a süti-sávtól függetlenül indul.

• Szerződés teljesítése (GDPR 6. cikk (1) b): fiók, igényfelvétel, árajánlat, szerződés, fizetés, ticket, projekt, nyugta.
• Jogi kötelezettség (6. cikk (1) c): számviteli bizonylatok őrzése, számlázás, fogyasztóvédelmi és adójogi kötelezettségek.
• Jogos érdek (6. cikk (1) f): visszaélés megelőzése, botvédelem (Turnstile), biztonsági napló, audit, rendszerüzemeltetés, jogosulatlan belépés észlelése, a saját webhely látogatottságának mérése (oldal, forrás, eszköz, IP, hozzávetőleges hely). Érdekmérlegelés: a fiók, a rendszer és a szolgáltatás fejlesztésének védelme, az érintett érdekeivel arányosan.
• Hozzájárulás (6. cikk (1) a, ePrivacy): külső statisztikai és marketing sütik (lásd: Sütik), opcionális marketing üzenet, push-értesítés. A hozzájárulás bármikor visszavonható a süti-beállításokból vagy a fiókból.

Csak a feladatukhoz szükséges adatot kapják. Jelenlegi, tipikus partnerek:

• Resend – tranzakciós e-mail küldése (EU/US, szerződéses adatfeldolgozás).
• PayPal – online fizetés; a PayPal saját adatkezelőként is eljár a fizetéshez. Adatkezelési tájékoztatójuk a paypal.com-on érhető el.
• BIP Kampány – SMS küldése, ha kéred vagy az értesítés SMS-csatornája be van kapcsolva.
• Valós idejű üzenetkezelő (Pusher-protokoll) – élő ticket- és állapotfrissítés.
• Cloudflare, Inc. (USA) – hálózati és védelmi szolgáltató: tartalomkiszolgálás, DNS, DDoS-védelem, valamint a Turnstile botvédelem a belépésnél, a regisztrációnál és az ingyenes eszközöknél.
• Google Ireland Ltd. (Google LLC, USA) – Google Analytics látogatottsági statisztika és Google Ads hirdetésmérés, csak süti-hozzájárulással. Az USA-ba történő továbbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) alapján.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Platforms, Inc., USA) – Meta Pixel hirdetésmérés, csak süti-hozzájárulással. Az USA-ba történő továbbítás az EU–USA adatvédelmi keretrendszer alapján.
• TikTok Technology Limited (Írország) – TikTok Pixel hirdetésmérés, csak süti-hozzájárulással. EU-n kívüli továbbítás az Európai Bizottság általános szerződési feltételei alapján.
• Hibakövetés (Sentry) – ha be van kapcsolva, technikai hibajelentés, lehetőleg személyes adat nélkül.
• Kereső (Meilisearch) – a portálon belüli keresés, a saját szerveren.
• Contabo GmbH (München, Németország) – tárhelyszolgáltató: a Szolgáltatás futtatása (VPS); a fájlok a saját, titkosított tárhelyen vannak.
• ipwho.is – a látogató IP-címéből hozzávetőleges hely (ország, város, régió, szolgáltató). A lekérés a háttérben, rövid időkorláttal történik; ha nem válaszol, a mérés ettől függetlenül megmarad.
• MI-szolgáltatók: Cursor (Anysphere, Inc., USA) és Claude (Anthropic, PBC, USA) – igényfelvétel, az ingyenes eszközök (pl. látványterv) és a fejlesztői futtatás: a beszélgetés és a kért feladat szövege a modellnek továbbítódhat a válaszhoz. Ne adj meg jelszót a chatben.

Harmadik országba (EEA-n kívülre) adattovábbítás csak megfelelő garanciával (például standard szerződéses klauzulák) történik, ha az adott partner ezt igényli. A PayPal és egyes e-mail/AI szolgáltatók az Egyesült Államokban is kezelhetnek adatot.

Hatóságnak csak jogszabályi kötelezettség alapján adunk ki adatot.

• Fiók- és projektadatok: a fiók törléséig, illetve a szerződéses kapcsolat végéig.
• Igényfelvétel (vendég): a beszélgetés a munkamenet-süti élettartamáig, majd a leadott igény a projekt részeként.
• Biztonsági és belépési naplók: jellemzően 12 hónap.
• Audit napló: a rendszer védelme és a viták tisztázása érdekében hosszabb ideig, de nem korlátlanul.
• Számviteli bizonylatok (számla, nyugta, szerződés): a számviteli törvény szerint legalább 8 év.
• Süti-hozzájárulás: 12 hónap, utána újra kérdezünk; a szabályzat lényeges változásakor is.
• Látogatottsági események: jellemzően 24 hónap, utána törölhetők.
• Aláírás-kép: a kapcsolódó ajánlat/szerződés megőrzéséig.

Kérhetsz tájékoztatást, hozzáférést, helyesbítést, törlést, az adatkezelés korlátozását, adathordozhatóságot, és tiltakozhatsz a jogos érdeken alapuló kezelés ellen. A hozzájárulást bármikor visszavonhatod a jövőre nézve. A kérést a e-mail cím megjelenítése címen vagy a belépett fiókból (profil, számlázás, süti-beállítások) intézheted. Válasz: 30 napon belül.

Panasz: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., naih.hu, [email protected]. Bírósághoz is fordulhatsz.

Törlés korlátai: a számviteli és adójogi megőrzés, a folyamatban lévő jogvita és a biztonsági kötelezettségek miatt egyes adatokat a törlési kérelem után is meg kell tartanunk, amíg a jogalap fennáll.

A jelszavakat soha nem tároljuk és nem naplózzuk olvashatóan. A belépési titkokat titkosítva tároljuk, az admin felületen maszkolva jelennek meg. A fájlokat privát lemezen, véletlen névvel, tartalom szerinti típusszűréssel és – ha be van kapcsolva – kártevő-ellenőrzéssel kezeljük. A lényeges műveleteket módosíthatatlan audit naplóban rögzítjük. HTTPS-t használunk. Nincs tökéletes biztonság; a gyanús belépésről értesítünk.

A sütikre a GDPR és az Eht. 155. § vonatkozik: a működéshez nem szükséges sütikhez (külső statisztika: Google Analytics; marketing: Google Ads, Meta és TikTok Pixel) előzetes hozzájárulás kell, ezeket csak elfogadás után töltjük be. A döntést a nyilvános oldalakon egy rövid kérdésben kérjük (Mindet elfogadom / Beállítom vagy elutasítom), és a lábléc „Süti-beállítások” linkjén kategóriánként bármikor módosíthatod; visszavonáskor a mérés leáll, és a hozzájuk tartozó sütiket töröljük. A döntés 12 hónapig érvényes.

Döntés előtti események: amíg nem döntöttél, a megnézett oldalakat és az oldalon tett lépéseidet (pl. ajánlatkérő gomb) a böngésződ munkamenet-tárolója őrzi a lap bezárásáig, külső félhez nem kerülnek. Ha elfogadod, ezek ekkor mennek ki a kiválasztott szolgáltatóknak; ha elutasítod, törlődnek. Az igény beküldését és a regisztrációt a szerverünk legfeljebb 7 napig őrzi ugyanígy, majd törli.

Szükséges (mindig aktív): belépési munkamenet, CSRF-védelem, „Maradjak bejelentkezve”, az igényfelvétel folytatása (kva_intake), a süti-döntés megjegyzése (kva_consent). Ezek nélkül a belépés, a biztonság és az űrlapok nem működnek. Az „E-mail cím megjegyzése” a böngésző helyi tárolójában van, nem süti.

Saját statisztika (süti-sávtól függetlenül): oldalnézet, landing lépések, hivatkozó, keresőszó, UTM, ország/város, IP-cím, böngésző/eszköz, nyelv. A mérés első féltől származik, a böngésző helyi tárolójában lévő látogató- és munkamenet-azonosítóval. A hozzávetőleges helyet (város, régió, szolgáltató) az IP alapján, háttérben kérjük le.

Külső statisztika – Google Analytics (csak hozzájárulással): a nyilvános oldalakon (az ügyfélportálon és az adminban nem) látogatottsági statisztika: megnézett oldalak, hivatkozó, eszköz, böngésző, hozzávetőleges hely. Sütik: _ga és _ga_*, legfeljebb 2 évig. A Google Analytics az IP-címet nem tárolja. Visszavonáskor a mérés leáll, és a sütiket töröljük.

Marketing – Google Ads, Meta és TikTok Pixel (csak hozzájárulással): a nyilvános oldalakon a Google-, Facebook-, Instagram- és TikTok-hirdetéseink mérése és személyre szabása (remarketing): megnézett oldalak, hirdetésből érkezés, eszköz. Sütik: _gcl_* (legfeljebb 90 napig), _fbp (legfeljebb 90 napig) és _ttp (legfeljebb 13 hónapig). Az igény beküldésekor és a regisztrációkor a TikToknak és a Metának a szerverünkről is jelezzük az eseményt; ilyenkor az e-mail címed, a telefonszámod és a fiókazonosítód csak visszafejthetetlen kivonatként (SHA-256), az IP-címmel és a böngésző azonosítójával együtt megy ki, a hirdetés és az esemény összekapcsolásához (csak marketing-hozzájárulással). Visszavonáskor a mérés leáll, és a sütiket töröljük.

A kérdés a nyilvános oldalakon akkor jelenik meg, amikor legalább egy képernyőnyit görgetsz, vagy legkésőbb 10 másodperc múlva (rövid oldalon 5 másodperc múlva). Az ügyfélportálon és az adminban nincs külső mérés, ott nem kérdezünk.

A Szolgáltatás nem 16 év alattiaknak szól, és 18 év alatt nem lehet fiókot nyitni. Ha tudomásunkra jut, hogy gyermek adatait kezeltük hozzájárulás nélkül, töröljük.

A lényeges változásról e-mailben vagy a felületen szólunk. A verziószám és az utolsó módosítás dátuma mindig látszik ennek az oldalnak a tetején és alján. A süti-szabályzat lényeges változásakor a hozzájárulást újra kérjük. Kapcsolódó dokumentum: ÁSZF.